A anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único.

Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. No processo anexado será indicado o processo principal:

Para anexar um processo, é necessário saber o número a ser anexado. Deve-se selecionar o processo que receberá o anexado e, ao abrir a tela do processo, selecionar o ícone  :

Na tela seguinte deverá ser preenchido o campo “Processo” com o número que será anexado (processo mais recente) e clicar em  . Automaticamente o SEI preenche o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilitar o botão  . Ao clicar nesta opção, o SEI informará que somente o Administrador do Sistema pode cancelar a operação:

Após clicar em  a anexação é efetivada. O SEI mostrará a tela “Anexação de Processos” com um quadro listando os processos anexados. O processo anexado aparecerá na árvore de documentos do processo principal:

1. A anexação deverá ser utilizada quando houver necessidade de unificação permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto, deverão ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação isolada, tal como inclusão de novos documentos.

2. Para que a anexação possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuará a operação.

3. Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado  (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

4. A operação de anexação não pode envolver processos sigilosos.

5. Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público").

6. O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.

7. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunião disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possível a visualização de minutas do processo. No entanto, a informação sobre a anexação fica visível na tela do processo (para saber mais sobre blocos de reunião, consulte:  Bloco de Reunião).

É possível permitir o acesso aos interessados de um processo. O acesso externo é dado somente a processos na íntegra e por um período determinado. Para permitir o acesso externo, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone  :

O sistema abre a tela “Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo”. Deve ser selecionado o e-mail da unidade na barra de rolagem do campo específico. Devem ser preenchidos os campos “Destinatário” e “e-mail do Destinatário”. Esses campos são de livre preenchimento e o destinatário do acesso não precisa estar previamente cadastrado no sistema. Deve ser informado o motivo do acesso. O sistema também solicita a determinação de um período para disponibilidade do acesso e a senha do usuário responsável pela operação.

O destinatário receberá um e-mail que contém um link para o processo e a informação da validade da disponibilização de acesso. Esse e-mail não passa a fazer parte da árvore de documentos do processo. Mas a operação é registrada automaticamente no histórico do processo.

Quando o destinatário clicar no link, o sistema abrirá a tela de “Acesso Externo Autorizado”. O andamento do processo poderá ser acompanhado, visualizando suas autuações, lista de documentos e lista de andamentos. O sistema também disponibiliza a opção de conversão da tela em um arquivo PDF.

É facultado às unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de e-mail são disponibilizados por meio do ícone  na tela “Enviar Correspondência Eletrônica”:

Para criar um grupo, selecione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte, selecione a opção “Novo”:

Na tela “Novo Grupo de E-mail”, devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”. Logo abaixo há dois campos: um para inclusão do endereço de e-mail e outro para descrição. À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do quadro por meio das opções na coluna “Ações”:

É possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”. Ao salvar informações, o sistema abre outra tela com a relação dos grupos de e-mails para a unidade:

Os e-mails enviados pelo SEI passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no número do processo e selecionar o ícone  :

A segunda é clicar no documento que se deseja enviar por e-mail e no ícone  :

Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a compor a árvore do processo.

O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a mensagem:

O SEI permite a alteração da ordem dos documentos na árvore de documentos de um processo. Essa funcionalidade serve para corrigir inserções de documentos que, dispostos em sequência cronológica, acabem dificultando o entendimento das informações de um processo. A alteração da ordem dos documentos no processo não pode ser realizada por usuário com perfil básico, devendo ser solicitado a usuário com perfil de Administrador. A operação ficará registrada no histórico do processo.

O SEI disponibiliza um modo de mover documentos externos de um processo para outro. Os documentos gerados no sistema não são movidos, mas podem ser referenciados em outros documentos, de modo que seja inserido um link que permita a visualização do documento, não importa em que processo estiver (para saber mais sobre a inserção de links, consulte:  Referenciar Documentos ou Processos).

Para mover um documento externo, deve ser selecionado o ícone  :

O sistema abrirá uma tela em que deverá ser inserido o número do processo de destino. Ao clicar em , automaticamente o SEI vai preencher o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo de destino, habilitará o campo “Motivo” e o botão .

No processo de origem fica registrado o motivo da remoção e o processo de destino do documento:

Já o processo de destino receberá o documento recebido em sua árvore. O registro da transferência fica disponível na consulta ao andamento do processo.

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Nesse caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes da disponibilização (para saber mais sobre como assinar documentos de um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte:  Assinar Documentos em Bloco de Assinatura, dica 1).