Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela “Iniciar Processo”.

Essa tela contém os tipos de processos nos quais os documentos serão incluídos, tendo em vista que no SEI somente é permitida a tramitação de processos.
É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela “Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela do processo. Deverá ser selecionado o ícone . Na tela “Alterar Processo”, deverá ser selecionada uma das opções disponíveis na barra de rolagem do campo “Tipo de processo”. As informações devem ser salvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o processo esteja aberto.

2. A alteração de tipo de processo não fica disponível ao visualizar o andamento do processo; por isso, a alteração pode ser registrada selecionando-se o ícone  e descrevendo as alterações no campo “Descrição”. Nesse caso, é preciso certo cuidado porque as informações não podem ser editadas depois que são salvas (para saber mais sobre histórico de operações de um processo, consulte:  Verificar o Histórico de Modificações).

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção "Iniciar Processo" no menu principal:

Na tela "Iniciar Processo" será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone  ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". Já para voltar à tela anterior, deverá ser selecionado o ícone .

O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação por Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”.

Quando se tratar de um novo processo, deve-se deixar marcada a opção “Automático”. Assim o próprio SEI fornecerá seu número único:

Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Neste caso, automaticamente será disponibilizado um campo para que seja inserido o número de processo e sua data de autuação original:

Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente por meio do ícone (tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.

O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela “Controle de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo "Classificação por Assuntos" é automaticamente preenchido e não deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão de vários interessados.

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do ícone , disponível na tela do processo (para saber mais sobre o nível de restrição de acesso adequado, consulte:  Restrição de Acesso).

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação", “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte:  Métodos de Pesquisa ).

2. O ideal é que a opção de inserção manual do número de protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da implantação do SEI.

3. O processo recém-aberto é automaticamente atribuído ao usuário que o abriu e será mostrado no grupo de processos à direita da tela “Controle de Processos” (coluna “Gerados”).

4. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do processo por meio do ícone se o processo estiver aberto na unidade. Quando não aberto na unidade, o ícone  é alterado automaticamente para .

5. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade responsável pela gestão documental.

Um documento selecionado recebe uma marcação em azul. O sistema abre uma tela que contém duas áreas. A esquerda mostra o número do processo, a respectiva relação de documentos, enfatizando o documento selecionado . Logo abaixo é mostrada a opção de consulta ao andamento do processo . À direita são mostrados todos os ícones de operações possíveis para documentos . Abaixo dos ícones é mostrado o corpo do documento.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento. No caso de documento externo será apresentada uma barra de menu com algumas ações diferentes das apresentadas para os documentos internos.

Documento Interno:

Documento Interno assinado:

1. O ícone  é apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo:

Documento Externo assinado:

Item	Descrição
	“Atualizar Andamento”: permite ao usuário atualizar o andamento da situação do processo sem a necessidade de se efetuar um trâmite.
	“Ciência”: permite que o usuário informe à unidade que teve ciência do documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para este fim. A ciência do documento marca, automaticamente, ciência do processo.
	“Consultar/Alterar Documento”: permite ao usuário consultar ou alterar os dados de cadastro do documento, tais como descrição, interessado, destinatário e nível de acesso.
	“Editar Conteúdo”: permite ao usuário realizar alterações no conteúdo de documentos gerados na unidade.
	“Assinar Documento”: permite ao usuário assinar eletronicamente os documentos gerados no SEI.
	“Gerenciar Credenciais de Assinatura”: permite que o usuário logado conceda credencial a outro usuário (de qualquer unidade) para assinatura de um documento sigiloso.
	“Imprimir Web”: permite que o usuário imprima um documento. Visível somente para documentos produzidos no editor de texto do SEI.
	“Gerenciar Liberações para Assinatura Externa”: permite que um usuário externo assine um documento produzido no SEI.
	“Incluir em Bloco de Assinatura”: permite que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no SEI.
	“Enviar Documento por Correio Eletrônico”: permite ao usuário enviar um documento por e-mail por meio do SEI.
	“Cancelar Documento”: permite o cancelamento de um documento que seja desnecessário ao processo. Essa opção deve ser utilizada se o documento já tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade; caso contrário, usar a opção “Excluir”. O cancelamento do documento sempre deverá ser justificado, pois equivale a um desentranhamento.
	“Adicionar aos Modelos Favoritos”: permite que o usuário defina o documento como modelo, para aproveitar seu formato e conteúdo na confecção de novos documentos.
	“Versões do Documento”: permite ao usuário saber quantas vezes um documento gerado ou foi editado, quando e por quem.
	“Excluir”: permite ao usuário excluir um documento criado na unidade que seja desnecessário ao processo, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.
	“Mover documento para outro processo”: permite mover um documento externo de um processo para outro.

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e anexar documentos relacionados ao “Tipo de Processo” vinculado àquela base de conhecimento. As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone   .

O ícone é visualizado ao lado do número de protocolo para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente, incluindo os processos que foram abertos antes da criação da base.

Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela Unidade que a criou.

Enquanto boa prática, de forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro da instituição, as bases de conhecimento devem ser criadas pela Unidade com competência sobre os procedimentos afetos ao Tipo de Processo.

Para criar a base de conhecimento, o usuário deve selecionar o menu “Base de Conhecimento”:

Em seguida, clicar no botão  :

O sistema abrirá a tela “Novo Procedimento”, para preenchimento do campo “Descrição” e seleção dos Tipos de Processo Associados com a Base de Conhecimento em criação. Ao procedimento é possível anexar arquivos que contenham detalhes sobre o processo de trabalho, por exemplo, um diagrama de fluxo:

Após salvar as informações, abrirá automaticamente uma tela em que deverá ser informado o conteúdo do procedimento, conforme padrão definido pelo Administrador do Sistema:

No conteúdo do procedimento é importante utilizar hiperlinks (da Intranet ou Internet) sobre os termos que referenciem leis, decretos, portarias e até mesmo sistemas informatizados relacionados com o trabalho. No campo “Quais documentos são necessários?”, devem-se referenciar os Tipos de Documentos disponíveis no SEI.

Ao finalizar o preenchimento, deverá ser selecionado o ícone .

Na unidade criadora da base, as informações são acessíveis para consulta e edição por meio da opção  , acessível em “Base de Conhecimento”, via menu principal:

O sistema abrirá um quadro com a relação das bases de conhecimento da unidade:

O ícone   é utilizado para visualizar o conteúdo do procedimento.

O ícone   é utilizado para editar o conteúdo do procedimento.

O ícone   permite que o usuário altere os dados de cadastro do procedimento (Descrição, Tipos de Processo Associados e Anexo).

Depois de finalizadas as edições, deve-se clicar no ícone  para que a base possa ficar disponível e finalmente ser exibida ao lado do número de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.

Após liberada a primeira versão do Procedimento, somente será possível alterar seu cadastro e conteúdo por meio do ícone . Com isso, o sistema abrirá uma tela para, primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:

Após as modificações, deve-se clicar em  :

Bases de conhecimento com diversas versões apresentam o ícone  :

O ícone abre um quadro com a lista e detalhes das versões:

O ícone   permite ao usuário excluir o procedimento.

Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos” será apresentada uma nova tela que possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo, conforme figura abaixo. O lado esquerdo  mostra o número do processo e a respectiva relação de documentos organizados por ordem de autuação. A seguir é mostrada a opção de “Consultar Andamento”. Em seguida são mostrados os “Processos Relacionados”, se houver.

À direita  são mostrados todos os ícones de operações possíveis para o processo e, logo após, são mostradas as unidades nas quais o processo está aberto:

Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.

A tela do processo apresenta os mesmos ícones da tela “Controle de Processos” (com operações possíveis para grupos de processos), além de outros ícones com funcionalidades que permitem atuação sobre o processo em questão:

1. Apenas nos processos sigilosos serão visualizados os ícones: 

Segue abaixo descrição detalhada das funcionalidades dos ícones da tela do processo (para verificar a descrição dos ícones da tela do processo que também estão na tela “Controle de Processos”, consulte:  Tela Controle de Processos.

Item	Descrição
	“Incluir Documento”: utilizado para criar um novo documento ou inserir arquivo (definido como “externo”) no processo.
	“Ciência”: utilizado principalmente para que as unidades informem ao remetente que tiveram ciência do processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para este fim.
	“Consultar/alterar processo”: utilizado para consultar ou alterar os dados de cadastro do processo, tais como descrição, interessado, destinatário e nível de acesso.
	“Duplicar processo”: utilizado para duplicar os documentos integrantes de um processo.
	“Relacionar processos”: permite vincular virtualmente um processo a outro.
	“Enviar Correspondência Eletrônica”: permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
	“Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo”: utilizado para liberar acesso a um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
	“Acompanhamento Especial”: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.
	“Anexar Processo”: utilizado para anexar um processo a outro.
	“Gerar arquivo do processo”: utilizado para gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.
	“Excluir”: utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde que ele não tenha sido enviado a outras unidades.
	“Controle de Processos”: utilizado para retornar à página inicial do SEI.
	“Gerenciar Credencial de Acesso”: permite que o usuário que recebeu permissão de acesso a um processo sigiloso possa conceder permissão a outro usuário.
	“Renunciar Credencial de Acesso”: utilizado para cancelar a credencial de acesso a um processo. Visível apenas aos usuários com credencial de acesso ao processo.

É a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade  e processos gerados pela própria unidade do usuário logado  :

Esta tela ainda apresenta um grupo de ícones  com funcionalidades que possibilitam efetuar operações para um conjunto de processos (operações em lote). Basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e, então, selecionar o ícone correspondente à ação desejada:

Segue a descrição detalhada das funcionalidades destes ícones:

Item	Descrição
	“Enviar Processo”: utilizado para tramitar processos para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, seja marcada a opção “Manter processo aberto na unidade atual”. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial.
	“Atualizar Andamento”: utilizado para incluir uma informação/despacho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutórios e explicações de situações.
	“Atribuição de Processos”: utilizado para distribuir os processos. Informa que o processo está sob a responsabilidade de um usuário da unidade.
	“Incluir em Bloco”: utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse ícone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunião.
	“Sobrestar Processo”: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento.
	“Concluir Processo nesta Unidade”: utilizado para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada pela unidade. O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na pesquisa.
	“Anotações”: utilizado para inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo, geralmente orientações internas de trabalho da equipe.
	“Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade”: utilizado para controlar os processos sigilosos  em que o usuário possui credencial. Visível apenas para usuários que possuam credencial de acesso a processos sigilosos.

A tela “Controle de Processos” também apresenta símbolos e orientações visuais para facilitar a identificação da situação de cada processo dentro dos grupos  e  :

Item	Descrição
	Apresenta apenas os processos atribuídos ao usuário logado. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”.
	Login entre parênteses: informação do usuário a quem o processo foi atribuído na unidade.
	Processos com número em preto: processos com nível de acesso público ou restrito já acessados por algum usuário da unidade.
	Processos com número em vermelho: processos remetidos à unidade ainda não acessados.
	Processos com número em azul: processos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.
	Processos com fundo preto: processos com nível de acesso sigiloso já acessados por algum usuário da unidade. Somente são visíveis para usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso.
	Processos com fundo vermelho: processos sigilosos que ainda não foram recebidos/acessados.
	Processos com fundo azul: processos sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ação pelo usuário por login/sessão.
	Alerta que o processo remetido para a unidade do usuário tem prazo de retorno programado a vencer.
	Alerta que o processo remetido para unidade está com prazo de retorno programado expirado (atrasado).
	Um documento do processo foi publicado.
	Alerta que foi inserido um novo documento no processo.
	Anotação simples.
	Anotação com prioridade.
	Alerta que existe um documento sigiloso (com credencial) para ser assinado.

Ao passar o cursor sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do “Tipo de Processo” e a “Especificação” (ambas são registradas no momento da abertura de um processo).

Para acessar o conteúdo de um processo, basta clicar sobre o respectivo número.

É a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do usuário ou do tipo de unidade. O perfil básico apresenta as seguintes opções:

O SEI possui uma barra de ferramentas no topo da página:

Segue abaixo a descrição de cada item da barra:

Item	Descrição
	“Para saber +”: disponibiliza lista de vídeos com o passo a passo de várias funcionalidades do SEI.
	“Menu”: permite ocultar ou mostrar o menu principal.
	“Pesquisa”: possibilita uma busca rápida com diversos parâmetros sobre o processo ou documento.
	“Caixa de seleção de Unidade”: informa ao usuário em qual unidade ele está logado e possibilita navegar pelas unidades para as quais tenha permissão.
	“Controle de Processos”: permite ao usuário voltar à página inicial.
	“Novidades”: permite ao usuário manter-se informado sobre novas funcionalidades adicionadas ao SEI.
	“Usuário”: identifica o usuário que está logado.
	“Configurações do Sistema”: permite ao usuário alterar o esquema de cores.
	“Sair do Sistema”: permite ao usuário sair com segurança do sistema.

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

• Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o SEI possibilita formas variadas de utilização de suas funcionalidades e permite a adaptação a diferentes realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, incluindo pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e medições, consulte:  Métodos de Pesquisa e  Medições de Desempenho);

• Acesso como regra e sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípios a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

• Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: o SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual (para saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medições, consulte:  Métodos de Pesquisa,  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos e  Medições de Desempenho);

• Dar preferência ao editor do SEI: embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço) ou externo (Portal).