A operação de referência a documentos ou a outros processos pode ser simplificada por meio da inserção de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo do documento em edição. Isso elimina a necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.

Para inserir um link, é necessário selecionar um documento interno de um processo do SEI e clicar no ícone . Deve ser identificado o espaço onde será inserido o link e, então, deve ser selecionado o ícone .

O sistema abrirá uma janela em que o campo protocolo deverá ser preenchido com o número SEI (aparece entre parênteses ao lado da identificação do documento a ser referenciado) na árvore do processo. Salvar Informações.

Para referenciar outros processos, basta preencher o campo protocolo com o número do processo a ser referenciado e clicar em salvar. Ao clicar novamente no documento (na árvore de documentos), o link estará ativo.

1. O link permitirá que o usuário tenha acesso ao documento referenciado, ainda que seja um documento restrito.

2. Não será possível criar links para documentos contidos em processos sigilosos, com exceção de referências para documentos do próprio processo sigiloso (autorreferência).

O editor do sistema permite a inclusão de imagens no corpo de documentos por meio do ícone  “Imagem” da barra de ferramentas:

Deverá ser posicionado o cursor no local em que se pretende inserir a imagem e clicar no ícone  “Imagem”.

Será aberta uma janela informando os formatos de imagem permitidos para upload. Os formatos deverão ser previamente cadastrados pelo Administrador do Sistema para que fique visível o ícone “Imagem”.

Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em “OK” e será possível inserir a imagem no local desejado.

Como regra geral é permitida a edição somente para os usuários da unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento da inclusão do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a) Documentos gerados no editor de texto do SEI;

b) Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponíveis no bloco de assinatura da unidade do usuário que deseja editá-los;

c) No caso de documentos já assinados, não terem tramitado ou sido visualizado por usuário de unidades distintas da geradora do documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura poderão ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades incluídas nos blocos.

Para a edição, deve-se clicar no ícone , disponível na barra de menu da tela do documento.

O sistema abrirá uma tela em que poderão ser editados os textos apresentados nas sessões de cor branca. O SEI permite, durante a edição, a inclusão de links e a importação de textos e formatos do Word.

Após realizar as alterações o usuário deverá clicar em “Salvar”.

Excepcionalmente, documento já assinado eletronicamente pode ser editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela , alguém da mesma unidade acesse o documento, realize sua edição e o assine novamente. Quando o documento é acessado por alguém de outra unidade, a caneta muda da cor amarela  para preta  e as edições não são mais permitidas.

Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), é possível utilizar o complemento “Verificador Ortográfico para português do Brasil...”. Nesse caso, para acessar o corretor ortográfico é necessário, dentro do editor e com o cursor em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar no botão direito do mouse, escolhendo então a opção “Verificar Ortografia”.

Após o primeiro clique em “Verificar ortografia”, abrir novamente o menu (CTRL + botão direito do mouse), e a opção “Idioma” estará disponível. Basta selecionar esta opção e em seguida selecionar “Português (Brasil)”.

Para obter sugestões de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + botão direito do mouse) e escolher dentre as sugestões apresentadas.

1. A edição de conteúdos de documentos gerados no sistema não se confunde com alteração dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso, somente é permitida a edição por usuários da unidade geradora de um documento que ainda não recebeu assinatura eletrônica ou que, embora assinado, não tenha sido acessado por usuários de outras unidades. No segundo caso, a edição é permitida por usuários das unidades onde o processo estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.

2. Apesar de o sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior), é recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome.

3. Pode acontecer de a janela do editor de texto do SEI ser bloqueada por pop-ups. Caso isso ocorra, o usuário deverá desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador, além de sempre manter a versão do navegador atualizada.

Para a inclusão de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela “Gerar Documento”.

O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Estão disponíveis os campos: seleção do “Texto inicial”, “Descrição” (opcional), “Interessados” (opcional),“Destinatários” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”. O sistema permite que esses dados sejam alterados posteriormente por meio do ícone (tela do documento). Deve ser selecionado o nível de acesso. Após finalizar o cadastro, clicar na opção "Confirmar dados".

Quando o documento é criado, fica visível na árvore de documentos do processo:

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Descrição”, “Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.

2. Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.

3. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento se o processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio do ícone: .
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o ícone muda para .

5. Cada “Tipo de Documento” tem uma formatação que lhe é própria; portanto, atenção na escolha do tipo de documento que pretende produzir.

6. Em regra, os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nesses casos, o processo deverá assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:  Arquivamento e Contagem de Temporalidade).

A opção “Estatística”, no menu principal, oferece a possibilidade de visualizar Estatísticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados são gerados em tempo real, sempre atualizados, com quadros e gráficos interativos:

É possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados para o sistema). A pesquisa também retorna o conteúdo de documentos em formato PDF que tenham passado por processo de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). O Sistema pode buscar palavra ou sentença em documentos restritos. Neste caso, para as unidades em que o processo não tenha tramitado o SEI retornará o processo e informará o documento em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o conteúdo do documento (para saber mais sobre documentos que possam ter o conteúdo pesquisável, consulte:  Orientações para Digitalização).

a) Na modalidade de pesquisa livre:

Basta inserir o termo procurado no campo "Pesquisa", ao lado da identificação da unidade, e o sistema buscará todos os documentos e processos que possuem aquele termo:

Se houver um único resultado possível para a pesquisa, o sistema abrirá o processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o documento pesquisado e abre a opção de download para a máquina do usuário.

Se houver mais de um resultado possível, o sistema abrirá a tela de pesquisa com todos os resultados encontrados. Basta clicar no ícone  ao lado da descrição para ter acesso ao processo ou documento:

b) Na modalidade de pesquisa estruturada:

No SEI, deve-se acessar a opção "Pesquisa" no menu principal.

A pesquisa pode ser realizada pela barra:

Utilizando critérios de pesquisa:

Palavras, Siglas, Expressões ou Números: busca ocorrências de uma determinada palavra, sigla, expressão (deve ser informada entre aspas duplas) ou número:

Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras e expressões:

Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma das palavras ou expressões:

Conector (NÃO): busca Documentos que contenham a primeira, mas não a segunda palavra ou expressão, isto é, exclui os documentos que contenham a palavra ou expressão seguinte ao conector (NÃO):

Ainda é possível utilizar os campos disponíveis no formulário de pesquisa. O usuário pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda determinar um período específico:

Como exemplo, foi preenchido o campo “Especificação/Descrição” com a sentença “Demonstração para treinamento” (especificação do processo nº 19957.000052/2014-19):

O sistema recupera todos os processos não sigilosos que tenham a expressão procurada no campo especificação, inclusive processos de outras unidades (mesmo os processos que nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa).

A funcionalidade de pesquisa do SEI pode realizar busca no conteúdo de documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf etc.), além da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.

1. A pesquisa não recupera dados de processos e documentos sigilosos.

2. A pesquisa recupera mesmo os processos concluídos em todas as unidades.

3. As informações no campo “Observações desta unidade” (tela de cadastro do processo) só poderão ser recuperadas pela unidade que as inseriu.

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. É uma organização interna somente visível pela unidade (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades). No SEI há duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:

a) Na tela “Controle de Processos”, pode-se incluir um ou mais processos, clicando-se na caixa de seleção ao lado dos números dos processos que serão incluídos em bloco.

b) Na tela do processo, é possível selecionar na barra de menu do processo que será incluído em bloco.

Deve-se selecionar o ícone . O Sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco” com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade.

Deve-se clicar no ícone  de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no quadro e no ícone  “Escolher este Bloco”. Ao clicar no botão , os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s).

Para se criar um novo bloco interno, é necessário selecionar a opção .

Na tela “Selecionar Bloco”, o sistema abrirá uma tela onde deverá ser inserida a descrição desejada do bloco.

Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar no botão  e o(s) processo(s) será(serão) automaticamente inserido(s) no novo bloco:

Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco, deve-se clicar na opção "Blocos Internos" (menu principal), selecionar o bloco desejado e clicar no ícone .

O SEI apresentará uma tela identificando o número do bloco e apresentando um quadro que contém as informações dos processos pertencentes. Também habilitará os botões , ,  e as ações  “Anotações” e  “Retirar Processo/Documento do Bloco”.

Para fazer anotações nas linhas correspondentes a cada processo pertencente ao bloco, basta incluir no campo  a informação desejada.

O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre disponível para consulta por usuários de uma mesma unidade. A operação é realizada processo a processo e as alterações no acompanhamento não são registradas no histórico do processo. Já o bloco interno, embora também fique disponível para todos os usuários de uma unidade, permite a inclusão de vários processos em um único bloco.

O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito que já tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações (para saber mais sobre blocos, consulte:  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades )

Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos relacionados. Mesmo quando o processo é concluído em todas as unidades, ainda será visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.

Ao clicar na opção “Acompanhamento Especial”, no menu principal, será apresentado um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle, tais como: usuário que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observação e ainda as ações possíveis para o acompanhamento:  “Alterar Acompanhamento” ou  “Excluir Acompanhamento”.

Essa funcionalidade permite à unidade concluir um processo e mantê-lo em acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulário de Pesquisa. Também permite a organização por categorias de acompanhamento estabelecidas pela própria unidade, além do acréscimo de observações aos processos em acompanhamento. O Acompanhamento Especial categorizado somente é visível para a unidade que o criou.

Para a inclusão, deve ser verificado se já existe grupo de Acompanhamento Especial com o nome pretendido.

Caso já exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrário, deverá ser aberto um novo grupo.

Para abrir um novo grupo, deverá ser selecionada a opção "Acompanhamento Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no botão .

Na tela “Grupos de Acompanhamento” deve-se selecionar o botão .

Será apresentada a tela “Novo Grupo de Acompanhamento” em que deverá ser preenchido o campo "Nome" com a denominação desejada e, em seguida, clicar no botão .

Será apresentada nova tela com o grupo recém-criado. Para adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone .

Deve-se, então, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem, escrever uma observação e, em seguida, clicar no botão .

Um processo pode ser excluído do Acompanhamento Especial por meio do próprio quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o ícone  e confirmando que deseja realizar a retirada. Também é possível a exclusão de processos em bloco: depois de selecionar as caixas de seleção dos processos que se deseja excluir, usa-se o botão “Excluir”.

A opção “Atualizar Andamento” é utilizada para acrescentar informações não registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o usuário pode acrescentar informações a um processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.

a) Para atualizar o andamento do processo, o usuário deverá selecionar o número do processo e clicar na opção  da barra de menu do processo;
b) Para atualizar o andamento do documento, o usuário deverá acessar o processo, em seguida selecionar o documento que se pretende e, na barra de menu do documento, clicar na opção .

A atualização de andamento de processo também pode ser realizada a partir do “Controle de Processo”. Para ir a esta tela, basta clicar no ícone  na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no ícone .

A atualização de andamento ainda poderá ser realizada por meio da funcionalidade . Ao clicar na opção “Atualizar Andamento”, o sistema abre uma tela com o campo “Descrição”, que é de livre preenchimento.

É preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informações, não é possível a edição do registro efetuado. Neste caso, deverá ser feito outro registro corrigindo o anterior.

As informações das atualizações serão visualizadas na tela do processo  na opção “Histórico Completo”. Portanto, quando se tratar de informações essenciais ao entendimento processual, essas deverão ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a formalidade processual exigir.

 A funcionalidade  é utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, autônomos.
Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo abaixo da árvore de documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visíveis para todas as unidades: