As anotações (post-it)  são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone  e a cor do símbolo de anotação ficará em vermelho  :

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que, quando um processo é enviado de uma unidade para a outra ela não fica visível até que o processo seja devolvido. Caso não desejável que a anotação volte a aparecer, é necessário selecionar a opção  na tela “Enviar Processo”.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo “Descrição“ deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção “Prioridade“ abaixo do campo Descrição e salvar informações.

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone  “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.
O ícone fica vermelho quando o prazo para devolução é ultrapassado:

A funcionalidade não retira o acesso ao documento caso a demanda não seja atendida no prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir outro prazo para a unidade destinatária. Ou seja, o SEI também controla prazos “em cascata”.

É possível verificar a relação de controles programados da unidade por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário estarão sinalizados os dias com marcação de retorno: em amarelo, as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida; e em vermelho, as datas em atraso.

Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês.

Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês”, que mostra os retornos previstos para o mês:

O SEI organiza as informações em dois quadros:

a) “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro do prazo determinado;

b) “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

1. A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:

a) Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou

b) Enviar o processo para terceiros, inclusive podendo também atribuir seu próprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso possibilita o controle de prazos “em cascata”.

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser visualizado na tela “Controle de Processos”.
Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Essa tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”; “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido); “Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail com texto não editável a todos os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio); e “Retorno programado” (permite atribuir uma data ou prazo para que o processo seja devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte:  Controle de Prazos).

Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade ao clicar na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionar o ícone  (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser realizado o trâmite individual ou do conjunto com mesmo destino.

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião  (tela do processo), o Bloco de Assinaturas  (tela do documento) e Acompanhamento Especial .

2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento especial não implica a abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade, ainda que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao lado do número do processo. Para efetuar a atribuição, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos a serem atribuídos. Deve ser selecionado o ícone  . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo “Atribuir para”. As informações devem ser salvas.

Ao se clicar em “Ver processos atribuídos a mim”, a tela “Controle de Processos” apresentará apenas os processos atribuídos ao usuário logado:

Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não listará nenhum processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”:

Para saber como está a distribuição dos processos da Unidade para um usuário específico, basta clicar no login do usuário na tela de “Controle de Processos”:

Ainda nesta tela, é possível redistribuir os processos atribuídos ao usuário, ao selecionar a caixa de seleção ao lado dos números dos processos que deverão ser redistribuídos, selecionar um dos usuários disponíveis na barra de rolagem do campo “Atribuir para” e clicando-se no botão “salvar”.

1. Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o processo para um usuário de cada vez.

2. Processos com o número em vermelho não possuem atribuição porque o sistema não permite que sejam atribuídos processos durante o envio de uma unidade para a outra, exceto no caso de processos sigilosos.

Por meio do ícone  (tela do processo) é possível converter um processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por meio do ícone . Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.

Para o caso de processos abertos indevidamente, que já tenham andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a anexação de processos (para saber mais sobre anexação de processos, consulte:  Anexar Processos).

A exclusão de processos só é permitida observadas as seguintes regras:

a) O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;

b) O processo não poderá ter documentos;

c) O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo (para saber mais sobre exclusão de documentos, consulte:  Excluir Documentos).

1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que não tenha havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que não possua documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o ícone  permaneça visível, terá a exclusão do processo impedida pelo sistema:

2. Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo menu “Estatísticas da Unidade”.

É permitido reabrir o processo por meio do ícone  (tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação. Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:

a) A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras unidades;
b) O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.

Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo, selecionar o ícone  e confirmar a operação.
Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela “Controle de Processos” e clicando no ícone “Concluir Processos Nesta Unidade”.

1. Quando não houver mais nenhuma ação no processo, a unidade deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo. É fundamental que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento.

1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opção possui o mesmo efeito da conclusão do processo para a unidade que efetua o envio.

2. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades “Acompanhamento Especial” e/ou “Blocos Internos” ou pelo menu “Estatísticas” (para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:  Métodos de Pesquisa,  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos e  Medições de Desempenho).

3. Caso um processo possua anotações ao ser concluído, as anotações serão automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que efetuou a conclusão (para saber mais sobre anotações, consulte:  Inserir Anotações).

Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone  ao lado dos respectivos números (árvore do processo).

Já processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone  ao lado dos números.

O SEI permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de trâmites usuário a usuário, desde que credenciados para acesso. Os usuários podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.

Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve selecionar a opção  na tela do processo. Deve preencher o campo “Conceder Credencial de Acesso para” com nome de usuário já cadastrado no sistema.

Caso o usuário possa se logar em mais de uma unidade, o SEI abre outro campo onde deve ser informada a unidade do usuário (se o sistema não reconhecer o usuário, não abrirá o campo para preenchimento da unidade e a operação não será completada).

Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opção “Conceder”. Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de acesso concedidas. Na mesma tela é possível conceder credenciais para outros usuários. Também é possível “Cassar a Credencial de Acesso” (retirar a permissão do usuário) por meio da coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais.

Um usuário que recebeu uma credencial de acesso a um processo sigiloso o visualizará com um fundo colorido.

Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de Acesso”.

O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a tela do processo.

Nesta tela estarão disponíveis os ícones “Gerenciar Credenciais de Acesso”  e “Renunciar Credenciais de Acesso” . O primeiro permite que o usuário que recebeu a permissão conceda credencial de acesso para outro usuário. O segundo permite renunciar à credencial com um só clique; basta confirmar a operação.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela “Controle de Processos”.

Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com credencial para acesso.

1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos, consulte:  Acompanhamento Especial,  Blocos Internos,  Bloco de Reunião e  Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

2. Processos sigilosos não podem ser anexados a outros processos. No entanto, permitem ser relacionados a outros processos. Neste caso, só ficam visíveis para os usuários que possuem acesso a eles. Outros usuários não conseguem visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relações entre processos, consulte:  Relações entre Informações).

3. Processos sigilosos permitem referência somente a documentos do próprio processo (para saber mais sobre a inserção de links, consulte:  Referenciar Documentos ou Processos).

4. Processos sigilosos não são computados nas pesquisas disponíveis por meio do menu “Estatísticas”.

5. Ao acessar o ícone  na tela de “Controle de Processos”, é possível verificar um quadro com a lista de processos sigilosos com permissão de acesso para o usuário. Caso não exista nenhum, o ícone não fica visível.