7.1 Incluir Documentos

O sistema não permite o trâmite de documentos avulsos. Todo documento deverá estar contido em um processo criado previamente. Há duas modalidades possíveis de documentos em um processo do SEI. A primeira é o documento gerado a partir do editor do próprio sistema (desejável). A segunda alternativa é o documento externo: documentos digitalizados ou nos vários formatos que possam ser importados para o sistema.

Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos deverão ser identificados com um tipo previamente registrado no sistema. Para documentos gerados, este enquadramento ocorrerá durante a escolha do tipo do documento. Para documentos externos, o enquadramento ocorrerá durante o cadastro de dados do documento. A inclusão de documentos se dá por meio do ícone img001 71 na tela do processo:

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Na tela “Gerar Documento” será escolhido o tipo de documento desejado, sendo que os tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela é aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o íconeexibirtipo ao lado de Escolha o Tipo do Documento. Para voltar à lista anterior, basta selecionar o ícone exibirapenas .

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Após a operação de inclusão, o documento é inserido automaticamente na árvore de documentos do processo e fica disponível para edição ou assinatura.

Sempre que um documento for clicado, o SEI irá tarjá-lo em azul e a visualização de seu conteúdo ficará disponível do lado direito da tela. Também será apresentada uma nova barra de menu com todas as ações possíveis para documentos.

A cada vez que um documento for incluído ou quando um documento (interno ou externo) for assinado, ficará visível um alerta image283 para todas as unidades em que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do documento. O ícone fica visível até que o primeiro acesso ao processo seja realizado. A ocorrência do acesso em uma das unidades não impede que o alerta continue visível para as demais.

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dica2

1. O sistema permite a alteração dos dados de cadastro de documentos para todas as unidades em que o processo esteja aberto, ainda que o documento já tenha sido assinado digitalmente.

2. O sistema permite, inclusive, a troca do tipo do documento por qualquer unidade em que o processo esteja aberto.

3. O sistema também permite que possam ser enviados e-mails que comporão a árvore de documentos do processo. Não é possível cancelar ou excluir estes e-mails.

4. A inclusão de um documento com restrição do nível de acesso em um processo com menor nível de restrição faz com que todo o processo receba o nível de restrição do documento inserido (para saber mais sobre processo e documentos com níveis de restrição de acesso, consulte: external Processos com Restrição de Acesso).

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7.2 Documentos Gerados no Sistema

Para a inclusão de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela Gerar Documento.

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O próximo passo é o preenchimento dos dados de cadastro do documento. Estão disponíveis os campos: seleção do “Texto inicial”“Descrição” (opcional), “Interessados” (opcional),“Destinatários” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e seleção do “Nível de Acesso”. O sistema permite que esses dados sejam alterados posteriormente por meio do íconeimage287 (tela do documento). Deve ser selecionado o nível de acesso. Após finalizar o cadastro, clicar na opção "Confirmar dados".

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Quando o documento é criado, fica visível na árvore de documentos do processo:

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dica2

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Descrição”“Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de preenchimento pelas unidades.

2. Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.

3. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento se o processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio do ícone: image287.
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o ícone muda para image290.

5. Cada “Tipo de Documento” tem uma formatação que lhe é própria; portanto, atenção na escolha do tipo de documento que pretende produzir.

6. Em regra, os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nesses casos, o processo deverá assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte: external Arquivamento e Contagem de Temporalidade).

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7.3 Editar Documentos

Como regra geral é permitida a edição somente para os usuários da unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento da inclusão do documento.
Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a) Documentos gerados no editor de texto do SEI;

b) Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponíveis no bloco de assinatura da unidade do usuário que deseja editá-los;

c) No caso de documentos já assinados, não terem tramitado ou sido visualizado por usuário de unidades distintas da geradora do documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura poderão ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades incluídas nos blocos.

Para a edição, deve-se clicar no ícone image291, disponível na barra de menu da tela do documento.

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O sistema abrirá uma tela em que poderão ser editados os textos apresentados nas sessões de cor branca. O SEI permite, durante a edição, a inclusão de links e a importação de textos e formatos do Word.

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Após realizar as alterações o usuário deverá clicar em “Salvar”.

Excepcionalmente, documento já assinado eletronicamente pode ser editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela image294, alguém da mesma unidade acesse o documento, realize sua edição e o assine novamente. Quando o documento é acessado por alguém de outra unidade, a caneta muda da cor amarela image294 para preta image295 e as edições não são mais permitidas.

Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), é possível utilizar o complemento “Verificador Ortográfico para português do Brasil...”. Nesse caso, para acessar o corretor ortográfico é necessário, dentro do editor e com o cursor em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar no botão direito do mouse, escolhendo então a opção “Verificar Ortografia”.

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Após o primeiro clique em “Verificar ortografia”, abrir novamente o menu (CTRL + botão direito do mouse), e a opção “Idioma” estará disponível. Basta selecionar esta opção e em seguida selecionar “Português (Brasil)”.

Para obter sugestões de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + botão direito do mouse) e escolher dentre as sugestões apresentadas.

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1. A edição de conteúdos de documentos gerados no sistema não se confunde com alteração dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso, somente é permitida a edição por usuários da unidade geradora de um documento que ainda não recebeu assinatura eletrônica ou que, embora assinado, não tenha sido acessado por usuários de outras unidades. No segundo caso, a edição é permitida por usuários das unidades onde o processo estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.

2. Apesar de o sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior), é recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome.

3. Pode acontecer de a janela do editor de texto do SEI ser bloqueada por pop-ups. Caso isso ocorra, o usuário deverá desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador, além de sempre manter a versão do navegador atualizada.
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7.3.1 Incluir Imagens

O editor do sistema permite a inclusão de imagens no corpo de documentos por meio do ícone image298 “Imagem” da barra de ferramentas:

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Deverá ser posicionado o cursor no local em que se pretende inserir a imagem e clicar no ícone image298 “Imagem”.

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Será aberta uma janela informando os formatos de imagem permitidos para upload. Os formatos deverão ser previamente cadastrados pelo Administrador do Sistema para que fique visível o ícone “Imagem”.

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Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em “OK” e será possível inserir a imagem no local desejado.

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