6.1 Verificar o Histórico de Modificações

É possível acessar o registro de alterações efetuadas em um processo e verificar o momento e a unidade em que ocorreram. A opção image205 está disponível na tela do processo, logo abaixo da árvore de documentos. Ao selecionar esta opção, abre-se a tela de “Histórico do processo”. Pode ser visualizado o histórico resumido do processo em um quadro que mostra data, unidade, usuário e descrição das operações realizadas. Também é possível a visualização do histórico detalhado ao selecionar a opção “Ver histórico completo” nesta mesma tela.

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6.2 Acrescentar Informações ao Histórico

A opção “Atualizar Andamento” é utilizada para acrescentar informações não registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o usuário pode acrescentar informações a um processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.

a) Para atualizar o andamento do processo, o usuário deverá selecionar o número do processo e clicar na opção image001 da barra de menu do processo;
b) Para atualizar o andamento do documento, o usuário deverá acessar o processo, em seguida selecionar o documento que se pretende e, na barra de menu do documento, clicar na opção image001.

A atualização de andamento de processo também pode ser realizada a partir do “Controle de Processo”. Para ir a esta tela, basta clicar no ícone image207 na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no ícone image001.

A atualização de andamento ainda poderá ser realizada por meio da funcionalidade image205. Ao clicar na opção “Atualizar Andamento”, o sistema abre uma tela com o campo “Descrição”, que é de livre preenchimento.

É preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informações, não é possível a edição do registro efetuado. Neste caso, deverá ser feito outro registro corrigindo o anterior.

As informações das atualizações serão visualizadas na tela do processo image205 na opção “Histórico Completo”. Portanto, quando se tratar de informações essenciais ao entendimento processual, essas deverão ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a formalidade processual exigir.

 

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6.3 Acompanhamento Especial

O Acompanhamento Especial permite que um processo público ou restrito que já tenha tramitado pela unidade permaneça sempre visível para a unidade, possibilitando a verificação de trâmites posteriores e atualizações (para saber mais sobre blocos, consulte: external Blocos Internos, external Bloco de Reunião e external Assinaturas por Usuários de outras Unidades )

Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos relacionados. Mesmo quando o processo é concluído em todas as unidades, ainda será visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.

Ao clicar na opção “Acompanhamento Especial”, no menu principal, será apresentado um quadro com a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle, tais como: usuário que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observação e ainda as ações possíveis para o acompanhamento: lapis “Alterar Acompanhamento” ou lixeira “Excluir Acompanhamento”.

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Essa funcionalidade permite à unidade concluir um processo e mantê-lo em acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulário de Pesquisa. Também permite a organização por categorias de acompanhamento estabelecidas pela própria unidade, além do acréscimo de observações aos processos em acompanhamento. O Acompanhamento Especial categorizado somente é visível para a unidade que o criou.

Para a inclusão, deve ser verificado se já existe grupo de Acompanhamento Especial com o nome pretendido.

Caso já exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrário, deverá ser aberto um novo grupo.

Para abrir um novo grupo, deverá ser selecionada a opção "Acompanhamento Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se clicar no botão image211.

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Na tela “Grupos de Acompanhamento” deve-se selecionar o botão image213.

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Será apresentada a tela “Novo Grupo de Acompanhamento” em que deverá ser preenchido o campo "Nome" com a denominação desejada e, em seguida, clicar no botão image215.

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Será apresentada nova tela com o grupo recém-criado. Para adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, é necessário clicar no número do processo e selecionar o ícone image217.

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Deve-se, então, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem, escrever uma observação e, em seguida, clicar no botão image215.

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Um processo pode ser excluído do Acompanhamento Especial por meio do próprio quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o ícone image220 e confirmando que deseja realizar a retirada. Também é possível a exclusão de processos em bloco: depois de selecionar as caixas de seleção dos processos que se deseja excluir, usa-se o botão “Excluir”.

 

 

6.4 Blocos Internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. É uma organização interna somente visível pela unidade (para saber mais sobre blocos, consulte: external Acompanhamento Especialexternal Bloco de Reunião e external Assinaturas por Usuários de outras Unidades). No SEI há duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:

a) Na tela “Controle de Processos”, pode-se incluir um ou mais processos, clicando-se na caixa de seleção ao lado dos números dos processos que serão incluídos em bloco.

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b) Na tela do processo, é possível selecionar na barra de menu do processo que será incluído em bloco.

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Deve-se selecionar o ícone image223. O Sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco” com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade.

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Deve-se clicar no ícone image225 de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no quadro e no ícone image226 “Escolher este Bloco”. Ao clicar no botão image227, os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s).

Para se criar um novo bloco interno, é necessário selecionar a opção image228.

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Na tela “Selecionar Bloco”, o sistema abrirá uma tela onde deverá ser inserida a descrição desejada do bloco.

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Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar no botão botao ok e o(s) processo(s) será(serão) automaticamente inserido(s) no novo bloco:

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Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco, deve-se clicar na opção "Blocos Internos" (menu principal), selecionar o bloco desejado e clicar no ícone image232.

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O SEI apresentará uma tela identificando o número do bloco e apresentando um quadro que contém as informações dos processos pertencentes. Também habilitará os botões image235image236image237 e as ações image238 “Anotações” e lixeira “Retirar Processo/Documento do Bloco”.

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Para fazer anotações nas linhas correspondentes a cada processo pertencente ao bloco, basta incluir no campo image240 a informação desejada.

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O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre disponível para consulta por usuários de uma mesma unidade. A operação é realizada processo a processo e as alterações no acompanhamento não são registradas no histórico do processo. Já o bloco interno, embora também fique disponível para todos os usuários de uma unidade, permite a inclusão de vários processos em um único bloco.

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